Spójność adresu e-mail z marką
Profesjonalny adres e-mail powinien być spójny z Twoją marką. To reprezentacja tego, kim jesteś i co oznacza nazwa Twojej firmy. Nawet jeśli jest obecnie małą jednostką, ważne jest, aby myśleć długoterminowo.
Twój adres e-mail powinien idealnie pasować do nazwy Twojej firmy. Na przykład, jeśli pracownik ma na imię Robert, jego adres e-mail może brzmieć robert@progreso.pl. To nie tylko wygląda profesjonalnie, ale także buduje zaufanie wśród odbiorców.
Istnieje wiele modeli tworzenia adresów e-mail, dlatego w dalszej części artykułu przybliżymy dla Ciebie te informacje i wskazówki, które naszym zdaniem są naprawdę warte uwagi. Nie musisz korzystać ze wszystkich, jeśli ograniczysz się do najłatwiejszych wyborów i decyzji, będzie ok.
Zachowaj profesjonalizm
Chociaż przezwiska mogą być zabawne wśród znajomych, nie zawsze świadczą o profesjonalizmie. Konieczne jest oddzielenie osobistych preferencji od komunikacji biznesowej. Jeśli pracownik występuje pod pseudonimem, np. Robcio, ale zawodowo jest znany pod swoim pełnym imieniem i nazwiskiem Robert, zaleca się używanie tego drugiego. Jeśli jednak jest powszechnie znany jako Robcio, odpowiedni byłby adres Robcio@progreso.pl.
- W niektórych firmach taki zabieg pozwala m.in. uprościć komunikację z klientami i kontrahentami, a także całkowicie zmienić wizerunek, np. wielkiej firmy, korporacji, w przyjazną dla ludzi zewnątrz firmę, w której potrafimy rozmawiać ze sobą jak zwykli ludzie, na tym samym poziomie.
Prostota ponad złożonością
Przy miliardach użytkowników poczty e-mail na całym świecie zabezpieczenie unikalnego adresu e-mail może być wyzwaniem. Unikaj jednak pokusy dodawania cyfr lub znaków specjalnych do wiadomości e-mail. Adresy takie jak robert1972@progreso.pl lub robert$ 99@progreso.plmogą wydawać się wyjątkowe, ale mogą zostać odebrane jako nieprofesjonalne, a nawet spamerskie. Jeśli musisz uwzględnić znak inny niż litera, najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie kropka.
- Dlatego rejestracja własnej domeny, nazwy internetowej, jest lepsza od darmowych adresów e-mail, bo zyskujesz możliwość utworzenia spersonalizowanych, unikalnych adresów, ale popularnych, jeśli brać tylko pod uwagę człon przed znakiem @. Używanie cyfr i znaków specjalnych to ostateczność. Pamiętaj o tym!
Przejrzystość i czytelność
Adres e-mail powinien być łatwy do odczytania i zapamiętania. Używanie nazwy firmy, nazwy Twojej domeny i prostego imienia może sprawić, że Twoje e-maile będą się wyróżniać. Bardzo ważne jest również utrzymywanie zorganizowanej skrzynki odbiorczej, aby mieć pewność, że nie przegapisz najważniejszych wiadomości. Zostawmy to jednak na osobny temat wpisu na blogu.
Eksperymentuj i dostosowuj się
Chociaż te wytyczne stanowią solidną podstawę, zawsze warto przetestować różne formaty wiadomości e-mail. Monitoruj, które z nich zapewniają najwyższy współczynnik otwarć i zaangażowanie. Pamiętaj, aby inne zmienne pozostały niezmienne, aby mieć pewność, że format wiadomości e-mail będzie czynnikiem decydującym.
- Często decydujemy się tworzyć wiele adresów e-mail, zarówno aliasów kont (adresów pomocniczych) jak i wiele adresów dedykowanych działom i zespołom. W komunikacji wewnętrznej może nie odgrywać to tak znaczącej roli, ale jeśli zaczniesz udostępniać te adresy użytkownikom, zauważysz, że niektóre są mniej lub chętniej wybierane do komunikacji. Co także może powodować, że użytkownicy błędnie wybiorą adres e-mail, np. działu czy zespołu, gdzie pierwotnie chcieli wysłać wiadomość.
Wykorzystaj swój serwer
Jeśli w PROGRESO posiadasz stronę internetową, możesz utworzyć dedykowane adresy e-mail na każdej dostępnej usłudze hostingowej.
Dedykowani hosty poczty e-mail dla firm nieposiadających stron internetowych
Nawet bez strony internetowej PROGRESO może nadal posiadać profesjonalne adresy e-mail. Zabezpiecz domenę dla PROGRESO i korzystaj z dedykowanych hostów pocztowych. Chociaż wiele z nich oferuje internetowych klientów poczty e-mail, warto mieć solidnego klienta poczty e-mail na komputery stacjonarne i urządzenia przenośne.
Adresy e-mail specyficzne dla danego celu
Ogólne adresy e-mail, takie jak info@progreso.com lub support@progreso.pl, są wspólne i służą konkretnym celom. Idealnie sprawdzają się do umieszczenia na stronach internetowych. Przesłane na te adresy wiadomości e-mail, możesz przekierować na inne skrzynki pocztowe lub grupy odbiorców.
Jednak w przypadku komunikacji indywidualnej lepiej jest używać osobistych adresów e-mail, aby interakcja była bardziej osobista i wciągająca. Bądź jednak ostrożny w umieszczaniu takich adresów na stronie WWW. Pracownicy, którzy mają dedykowane zajęcia, mogą otrzymać więcej korespondencji, niekoniecznie adresowanej do nich. Często znakomitym rozwiązaniem jest wskazanie w zespole osoby, która będzie monitorowała nadchodzące wiadomości z ogólnych adresów kontaktowych, jak info@, a następnie przekaże je zainteresowanym osobom/zespołom.
Podpis do wiadomości e-mail
Podpis e-mailowy jest wizytówką w świecie cyfrowej komunikacji. Odpowiednio zaprojektowany, może nie tylko wzmacniać Twój wizerunek, ale także ułatwiać kontakt z Tobą. Jak stworzyć profesjonalny podpis do wiadomości e-mail?
- Zacznij od podstaw: Twoje imię i nazwisko oraz stanowisko w firmie. To podstawowe informacje, które pozwolą odbiorcy wiadomości zidentyfikować, z kim ma do czynienia.
- Dodaj najważniejsze dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail oraz adres strony internetowej firmy. Dzięki temu odbiorca będzie mógł szybko się z Tobą skontaktować w razie potrzeby.
- Jeśli Twoja firma posiada logo, warto dodać je do podpisu. Pamiętaj jednak, aby było ono odpowiednio przeskalowane i nie dominowało nad resztą treści. Logo powinno być subtelne, ale jednocześnie rozpoznawalne.
- Chociaż może kusić, aby dodać do podpisu różne dodatkowe informacje, takie jak linki do mediów społecznościowych, certyfikaty czy nagrody, warto zachować umiar. Zbyt wiele elementów może przytłoczyć odbiorcę i odciągnąć jego uwagę od głównego przekazu e-maila.
- Upewnij się, że Twój podpis wygląda dobrze zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych. W dzisiejszych czasach wiele osób przegląda e-maile na smartfonach, dlatego ważne jest, aby Twój podpis był czytelny i estetyczny niezależnie od rozmiaru ekranu.
- Zanim wprowadzisz swój podpis na stałe, przetestuj go, wysyłając e-maile do siebie lub kolegów z pracy. Poproś o opinie i dokonaj ewentualnych poprawek.
Wybierz odpowiedniego klienta poczty e-mail
Zaawansowany klient poczty elektronicznej może usprawnić komunikację i zwiększyć produktywność poczty PROGRESO. Niezależnie od tego, czy korzystasz z usług Google (klient poczty Gmail), Microsoft (Poczta Outlook) czy innych (Mozilla Thunderbird, Poczta Windows, Poczta Bird), upewnij się, że klient oferuje funkcje odpowiadające potrzebom biznesowym.
Podsumowanie
Profesjonalny adres e-mail to coś więcej niż tylko narzędzie komunikacji; to reprezentacja marki i wartości. Postępując zgodnie z naszymi wytycznymi, możesz mieć pewność, że każdy wysłany e-mail wzmocni profesjonalizm i uczciwość Twojej firmy.
